Esclavos del e-mail. Algunas ideas para mejorar esa relación

Actualización TL;DR: aquí una guía más breve aún para mejorar con el email:

Hace unos días llegué gracias a @antonello a un interesante artículo de The Guardian donde cuentan cómo afecta a nuestro cerebro el uso que hacemos de la tecnología.

Del artículo me gusta especialmente la comparación del correo electrónico con el correo tradicional (o snail mail, como lo llama), sobre todo dos reflexiones:

– Que lleva mucho más trabajo escribir y enviar una carta analógica que un email.

– Que en el correo tradicional está más clara la jerarquía del mensaje en el envoltorio. La diferencia entre una carta, una “carta de Hacienda”, una postal, un post-it o mensaje que dejas en una pizarra es relativamente clara. Dos emails es más difícil clasificarlos por jerarquía hasta que has leído un poco, porque no hay un sistema universal que los identifique, y la mayoría no sabemos “titular” bien los asuntos.

Es un tema muy recurrente estos días, y a mi personalmente la gestión del email me ha dado muchos problemas, sobre todo por no darme cuenta de que tenía un problema con él.

Es una herramienta magnífica, pero adictiva. Es “gratis”, eficiente, flexible, asíncrono, tiene poca fricción comparado con llamar por teléfono o ir a hablar con alguien (oh! ir a hablar con alguien!), que parece que se reservan para grandes ocasiones en algunos sectores profesionales.

Pero es una tecnología relativamente reciente, así que las buenas prácticas no están muy extendidas, o no se conocen lo suficiente, y además, lo usamos mal.

Es asíncrono, pero muchos respondemos inmediatamente. Y eso se realimenta: cuanto más rápido respondes a los emails, más expectativas generas de que vas a responder rápido, y la gente se acostumbra.

Usarlo da sensación de estar “trabajando”, tanto que llega a apetecer a ver si puedes “despachar” algo y sentirte productivo, que hacer algo de trabajo real (más sobre esto en el mencionadoartículo de The Guardian).

Es demasiado fácil escribir o responder. Así, en lugar de ponernos a pensar cómo resolver por nosotros mismos un asunto, es habitual sentirse tentado a echar la pelota al campo de otro, y postergar el asunto hasta recibir la respuesta.

Y mucho más. Por ejemplo, una tontería, siempre dudo si enviar un último email diciendo “gracias”. Cortesía que en realidad molesta más que otra cosa, pues genera otro mensaje, que es una interrupción para el interlocutor. O la pesadilla que puede llegar a ser el responder a todos.

Así que haré una lista de herramientas y técnicas que yo estoy usando para intentar mejorar mi uso del correo electrónico.

1. Conocer mis números: ver cuánto y de quién recibes/envías más y conocer tu propio comportamiento para detectar las mayores anomalías y poder corregirlas. Yo he usado Gmail meter para controlar esto.

2. La mejor forma de dominar el email es recibir menos emails.

3. La mejor forma de recibir menos emails es escribir menos emails. Si yo dejo de escribir un email, yo me ahorro uno, y a alguien le he ahorrado otro. Así que, cuando es posible, intento buscar la respuesta por mi misma.

4. Dominar la bandeja de entrada, tenerla vacía. el sistema de Keith Rarick a mi me ha funcionado, a veces los que llevan estrella se descontrolan un poco, pero se elimina la ansiedad de lo pendiente.

5. El mute es tu mejor amigo.

6. Ayudarse de los filtros para los mensajes que se tienen previstos/clasificados (newsletters, github…). O mejor aún, si no los vas a leer, borra esa suscripción.

7. No me permito tener notificaciones de aplicaciones, en ningún dispositivo. No sólo las del email, también de redes sociales etc. Solamente tengo activas las de Whatsapp para los chats con contactos, ni siquiera grupos.

8. No usar el email para cosas que es mejor hacer de otra forma. Ej. cosas urgentes, rondas de feedback, presentación de trabajos… lo he hecho mucho por email o sistemas de gestión como basecamp (al final es lo mismo) pero ahora lo presento, aunque sea en remoto, y todo va mejor y más rápido.

9. Si nada de esto te sirve, echar 20cents. a una hucha cada vez que envías un email, como si fuera un sello, hará que lo uses con mesura.

Lo que más echo de menos es un sistema estándar para dar la jerarquía, como en el correo ordinario… pero es más complejo y desde que aparezca, llevará su tiempo que se extienda y se respete.

Todavía no he conseguido llegar a mi punto deseado: mirar el correo electrónico un par de veces al día, y evitar hacerlo porque me apetezca o por inercia, pero he mejorado mucho de esta forma.

Hay que tomar las riendas, porque el email es una herramienta para trabajar, pero no es el trabajo.

Esta semana en mi Kindle… (5)

Es verdad que la semana pasada fue la primera que di palo, sí… pero aquí va mi recopilación de enlaces, ración doble incluyendo los guardados la semana anterior:

Política, economía, vida y el mundo en general:

Vida freelance, productividad, gestión personal:

Diseño y desarrollo web, UX:

Buen fin de semana a todos, haced algo especial, y ya sabéis… take it slow!

Esta semana en mi Kindle… (4)

Una semana más, vamos con algunos enlaces de interés:

Productividad y vida freelance:

 

Diseño, UX y desarrollo web:

Disfrutad el resto del domingo, y buena semana a todos!

Esta semana en mi Kindle… (3) Especial #15m #22m

Viñeta de El Roto: Elecciones - podían elegir cara A o cara B, pero el disco era el mismo

Viñeta de El Roto en El País

Esta semana ha habido mucho movimiento en Twitter con el tema de la manifestación del 15 de mayo, convocada por Democracia Real Ya, que finalmente ha resultado en la #acampadasol, #acampadamurcia y más de 400 por todo el mundo, con apoyos frente a las embajadas de algunas de las principales capitales del mundo.

Para algunos de mis amigos del Mundo Real ™ que me podéis leer, os recomiendo informaros en Twitter u otros medios directos, además de en los medios tradicionales, para que tengáis las dos versiones y podáis informaros bien de todo antes de ir a votar mañana.

Por mi parte, os dejo algunos artículos interesantes que he ido leyendo esta semana sobre el tema, y también alguna imagen de impacto:

Y una más, en clave de humor: Interlobotomía 🙂

Y ya sabes, ejerce tu derecho al voto, y si no, luego no te quejes!

Con el euro, todos más pobres

Foto de puntoyraya en yfrog

Aclaraciones sobre votos blancos, nulos y “peques”

Esta semana en mi Kindle… (2)

Os dejo algunos enlaces que he recopilado esta semana para leer traquilamente:

Negocios:

Productividad y vida freelance:

Usabilidad y desarrollo web:

Buen domingo!