Esclavos del e-mail. Algunas ideas para mejorar esa relación

Actualización TL;DR: aquí una guía más breve aún para mejorar con el email:

Hace unos días llegué gracias a @antonello a un interesante artículo de The Guardian donde cuentan cómo afecta a nuestro cerebro el uso que hacemos de la tecnología.

Del artículo me gusta especialmente la comparación del correo electrónico con el correo tradicional (o snail mail, como lo llama), sobre todo dos reflexiones:

– Que lleva mucho más trabajo escribir y enviar una carta analógica que un email.

– Que en el correo tradicional está más clara la jerarquía del mensaje en el envoltorio. La diferencia entre una carta, una “carta de Hacienda”, una postal, un post-it o mensaje que dejas en una pizarra es relativamente clara. Dos emails es más difícil clasificarlos por jerarquía hasta que has leído un poco, porque no hay un sistema universal que los identifique, y la mayoría no sabemos “titular” bien los asuntos.

Es un tema muy recurrente estos días, y a mi personalmente la gestión del email me ha dado muchos problemas, sobre todo por no darme cuenta de que tenía un problema con él.

Es una herramienta magnífica, pero adictiva. Es “gratis”, eficiente, flexible, asíncrono, tiene poca fricción comparado con llamar por teléfono o ir a hablar con alguien (oh! ir a hablar con alguien!), que parece que se reservan para grandes ocasiones en algunos sectores profesionales.

Pero es una tecnología relativamente reciente, así que las buenas prácticas no están muy extendidas, o no se conocen lo suficiente, y además, lo usamos mal.

Es asíncrono, pero muchos respondemos inmediatamente. Y eso se realimenta: cuanto más rápido respondes a los emails, más expectativas generas de que vas a responder rápido, y la gente se acostumbra.

Usarlo da sensación de estar “trabajando”, tanto que llega a apetecer a ver si puedes “despachar” algo y sentirte productivo, que hacer algo de trabajo real (más sobre esto en el mencionadoartículo de The Guardian).

Es demasiado fácil escribir o responder. Así, en lugar de ponernos a pensar cómo resolver por nosotros mismos un asunto, es habitual sentirse tentado a echar la pelota al campo de otro, y postergar el asunto hasta recibir la respuesta.

Y mucho más. Por ejemplo, una tontería, siempre dudo si enviar un último email diciendo “gracias”. Cortesía que en realidad molesta más que otra cosa, pues genera otro mensaje, que es una interrupción para el interlocutor. O la pesadilla que puede llegar a ser el responder a todos.

Así que haré una lista de herramientas y técnicas que yo estoy usando para intentar mejorar mi uso del correo electrónico.

1. Conocer mis números: ver cuánto y de quién recibes/envías más y conocer tu propio comportamiento para detectar las mayores anomalías y poder corregirlas. Yo he usado Gmail meter para controlar esto.

2. La mejor forma de dominar el email es recibir menos emails.

3. La mejor forma de recibir menos emails es escribir menos emails. Si yo dejo de escribir un email, yo me ahorro uno, y a alguien le he ahorrado otro. Así que, cuando es posible, intento buscar la respuesta por mi misma.

4. Dominar la bandeja de entrada, tenerla vacía. el sistema de Keith Rarick a mi me ha funcionado, a veces los que llevan estrella se descontrolan un poco, pero se elimina la ansiedad de lo pendiente.

5. El mute es tu mejor amigo.

6. Ayudarse de los filtros para los mensajes que se tienen previstos/clasificados (newsletters, github…). O mejor aún, si no los vas a leer, borra esa suscripción.

7. No me permito tener notificaciones de aplicaciones, en ningún dispositivo. No sólo las del email, también de redes sociales etc. Solamente tengo activas las de Whatsapp para los chats con contactos, ni siquiera grupos.

8. No usar el email para cosas que es mejor hacer de otra forma. Ej. cosas urgentes, rondas de feedback, presentación de trabajos… lo he hecho mucho por email o sistemas de gestión como basecamp (al final es lo mismo) pero ahora lo presento, aunque sea en remoto, y todo va mejor y más rápido.

9. Si nada de esto te sirve, echar 20cents. a una hucha cada vez que envías un email, como si fuera un sello, hará que lo uses con mesura.

Lo que más echo de menos es un sistema estándar para dar la jerarquía, como en el correo ordinario… pero es más complejo y desde que aparezca, llevará su tiempo que se extienda y se respete.

Todavía no he conseguido llegar a mi punto deseado: mirar el correo electrónico un par de veces al día, y evitar hacerlo porque me apetezca o por inercia, pero he mejorado mucho de esta forma.

Hay que tomar las riendas, porque el email es una herramienta para trabajar, pero no es el trabajo.

5 comentarios

  1. Yo soy partidario de aplicar con la máxima dureza el punto 6: anular las suscripciones a todo lo que no sea absolutamente imprescindible. La mayor parte de los correos transaccionales ni los miramos y la mitad de las newsletters tampoco y solo provoca un flujo constante de emails nuevos.

    La jerarquía sin embargo la veo reflejada en el nuevo sistema de inbox de gmail (Primary, Social, Promotions, etc). Básicamente todo lo que no cae en primary, no es importante y podría borrarlo directamente, además de no recibir notificaciones.

    1. Muchas gracias por tu comentario Antonio.

      El punto 6 es muy importante porque además si no lo cumples, tienes siempre mucho correo entrante que, aunque borres directamente, debes gestionar en algún momento.

      Y yendo al extremo ¿cuánta energía y tiempo se ahorraría si no se enviaran todas las newsletter que no se abren? 🙂

      El nuevo inbox de Gmail lo probé pero no me convence como sistema. Algo estándar, que fuera intrínseco del correo electrónico (no manipulable a criterio de una empresa) me daría más confianza.

  2. Yo controlo 4 o 5 cuentas diferentes y una más en el trabajo. La del trabajo la reviso un par de veces al día o cuando más o menos sé que voy a recibir determinado material y sólo empleo algunos buzones inteligentes para filtrar algunos correos, pero no es muy necesario en mi caso.

    Obviando la del trabajo, de las otras, la de Gmail es la más importante y el resto las puedo revisar una vez al día o a veces ni eso. Me vale con revisarlas un par de veces a la semana.

    En Gmail me ha funcionado mucho mejor eliminar las pestañas de Gmail y volver a tener una “única” bandeja de entrada. Empecé a crear filtros automáticos (acabo de comprobar que ahora mismo tengo 23 filtros activos) que archivan automáticamente los correos que coinciden con los criterios y por tanto no se quedan en la bandeja de entrada. Calculo que el 60 o 70% de correos que recibo, caen automáticamente a través del embudo de alguno de estos filtros.

    Tengo DOS grandes grupos de etiquetas “sideprojects” y “casa”. Dentro de cada una, tengo otras etiquetas para poder filtrar aún más los contenidos.

    Luego lo que hago es activar la opción “mostrar si hay sin leer” en cada etiqueta y de esta forma sólo me aparecen resaltadas en la sidebar izquierda si tienen algo nuevo.

    El cóctel lo termino usando Unroll.me para quitarme de encima todos los correos “comerciales” o extras que por algún motivo me llegan a pesar de todos mis intentos por dejar de recibirlos.

    De momento me está funcionando muy bien 🙂

    1. Tengo que probar unroll.me, la verdad que hay algunos correos que no hay forma de quitarse de encima.

      Yo tampoco uso las bandejas de entradas separadas de Gmail. La verdad, no me fío de ellos!

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